AI-Chatbot: Infos & Einrichtung für Unternehmen [Juni 2025]

Stellen Sie sich vor, Ihre Kunden erhalten 24/7 sofort eine Antwort – ganz gleich, ob mitten in der Nacht, am Wochenende oder während eines Ansturms am Montagmorgen. Genau das ermöglichen moderne Chatbots im Kundenservice.

Was früher als einfache, regelbasierte FAQ-Automation begann, hat sich heute zu einem echten Kundenkommunikations-Booster entwickelt: AI-gestützte Chatbots, die nicht nur verstehen, was gemeint ist, sondern sogar mitdenken – und dabei Zeit, Kosten und Nerven sparen.

‍

‍

Was unterscheidet AI-Chatbots von herkömmlichen regelbasierten Chatbots?

Während regelbasierte Chatbots nach dem Prinzip „Wenn A, dann B“ arbeiten, setzen AI-gestützte Chatbots auf echtes Sprachverständnis – und das macht einen enormen Unterschied im Kundenservice.

‍Regelbasierte Chatbots sind wie digitale Fragebögen. Sie reagieren nur dann korrekt, wenn die Eingabe exakt zur vorher definierten Regel passt. Beispiel: Nur wenn ein Kunde exakt „Wie sind eure Öffnungszeiten?“ schreibt, liefert der Bot die richtige Antwort. Variiert die Formulierung – etwa „Habt ihr auch sonntags offen?“ – versagt der Bot.

‍AI-Chatbots dagegen analysieren die Bedeutung hinter der Frage. Sie nutzen Technologien wie Natural Language Processing (NLP), um die Absicht zu erkennen – unabhängig von der konkreten Wortwahl. Dadurch sind sie flexibler, intelligenter und deutlich kundenfreundlicher.

‍

‍

Fazit: AI-Chatbots sind nicht einfach die „besseren Bots“. Sie sind ein völlig neuer Ansatz für digitale Kundenkommunikation. Statt stumpfer Antwortgeber übernehmen sie echte Serviceprozesse – mit Sprachgefühl, Verständnis und Effizienz.

‍

‍

Wie funktionieren AI-Chatbots?

AI-Chatbots basieren auf modernen Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und Natural Language Processing (NLP). Anders als klassische Bots arbeiten sie nicht mit starren Entscheidungsbäumen, sondern analysieren die Bedeutung hinter einer Frage. Das ermöglicht ein völlig neues Level an digitaler Kundenkommunikation.

Ein gutes Beispiel ist der hellomateo AI-Chatbot. Er versteht nicht nur einzelne Wörter, sondern ganze Zusammenhänge – selbst wenn Kunden ihre Anliegen unterschiedlich formulieren.
‍

Was ein AI-Chatbot leisten kann

• Natürliche Sprache verstehen: Auch wenn die Formulierungen kreativ oder umgangssprachlich sind.
• Fragen interpretieren: Die AI erkennt, was gemeint ist – auch bei Tippfehlern oder unvollständigen Sätzen.
• Kontext erfassen: Hat der Kunde schon vorher etwas gefragt? Der Bot berücksichtigt die gesamte Konversation.
• Antworten generieren: Statt vorgefertigter Textbausteine erstellt der Bot individuelle Antworten.
• Übergabe an Menschen: Bei komplexen oder sensiblen Anliegen erkennt der Chatbot automatisch, wann ein echter Mitarbeiter übernehmen sollte.

‍

Warum unternehmensspezifisches Wissen entscheidend ist

Die Intelligenz eines Chatbots hängt maßgeblich von seinem Wissen ab. Richtig leistungsfähig wird ein AI-Chatbot, wenn er mit individuellem Unternehmenswissen angelernt wird. Dazu gehören zum Beispiel:

• Antworten auf häufige Kundenfragen (FAQs)
• Produktdaten und technische Spezifikationen
• Inhalte von Webseiten oder Landingpages
• Dokumente wie AGBs, Preislisten oder Versandrichtlinien

Je besser die Datenbasis, desto präziser sind die Antworten – und desto mehr Anfragen kann der Bot eigenständig lösen. Unternehmen profitieren so von einem skalierbaren Self-Service-Kanal, der rund um die Uhr erreichbar ist, keine Wartezeiten kennt und die Servicequalität verbessert.
‍

‍

‍

Praxisbeispiele: Diese Kundenanfragen kann ein AI-Chatbot beantworten

Ein gut konfigurierter AI-Chatbot ist kein Gimmick – sondern ein Servicekanal mit echtem Mehrwert. Damit das funktioniert, muss er gezielt auf wiederkehrende und zeitraubende Kundenanliegen trainiert werden. Die Frage lautet also nicht: „Was kann der AI-Chatbot?“, sondern: „Was soll er übernehmen – und was nicht?“

‍

Typische Kundenanliegen, die ein AI-Chatbot beantworten können sollte:

• Öffnungszeiten: z. B. „Habt ihr auch sonntags geöffnet?“
• Versand & Retoure: „Wie lange habe ich für eine Rücksendung Zeit?“
• Preise & Angebote: „Gibt es gerade Rabatte?“
• Produktinformationen: "Welche technischen Details hat der Monitor Samsung Curved 32 Zoll?"
• Kaufberatung: "Welche Schuhe passen gut zu meinem Sommerkleid?"
• Allgemeine Informationen: "An welchen Standorten habt ihr Filialen?"
  ‍

‍

Dank AI können Chatbots, vorausgesetzt die Software dahinter ist hochwertig, Serviceanfragen von Kunden vollautomatisiert beantworten

‍

‍

Bei diesen Themen sollte der AI-Chatbot an einen Mitarbeiter weiterleiten:

• Komplexe Reklamationen mit mehreren Teilschritten
• Kulanz- oder Einzelfallentscheidungen
• Kommunikation mit Stammkunden, denen eine persönliche Kundenbeziehung wichtig ist
• Chats im Vertrieb und bei Upsell-Potenzialen: Hier ist besonders präzise Kommunikation gefragt
• Emotionale Gespräche, bei denen Einfühlungsvermögen gefragt ist
• Eskalationen bei unzufriedenen Kunden

‍

‍

Vorstellung verschiedener AI-Chatbots

‍

1.: hellomateo AI-Chatbot

Der Omnichannel AI-Chatbot für WhatsApp, Webchat, Instagram & Co. ist speziell auf den B2C-Kundenservice ausgelegt. Der Chatbot wird mit unternehmensspezifischem Wissen angelernt und kann automatisiert alle relevanten Anfragen beantworten – von Öffnungszeiten bis Retourenstatus. Die Antworten sind individuell anpassbar, der Sprachstil definierbar, und alle Kanäle laufen zentral in der Inbox zusammen.

Besonderheiten:

• Kontextuelles Verständnis, keine starre Keyword-Logik
• Einbindung eigener Webseiten & Dokumente
• Übergabe an echte Mitarbeitende bei Bedarf
• Messenger-ready, DSGVO-konform und sofort einsetzbar

hellomateo ist ideal für Unternehmen, die einen skalierbaren, persönlichen Kundenservice auf modernen Kanälen wie WhatsApp anbieten wollen.
‍

‍

‍

2.: Dialogflow (Google)

Ein flexibles Framework für Entwickler, um eigene AI-gestützte Chatbots zu bauen.

Vorteile:

• Starke NLP-Funktionen dank Google-Technologie
• Individuell anpassbar, viele API-Möglichkeiten

Nachteile:

• Keine fertige UI oder Inbox – braucht zusätzliche Systeme
• Nur für Unternehmen mit Entwicklerteam sinnvoll
• Hohe Komplexität für simple Anwendungsfälle

‍

‍

3.: Tidio

Ein All-in-One-Chat-Tool mit integriertem AI-Chatbot, primär für kleinere Onlineshops und Webseiten.

Vorteile:

• Einfach zu bedienen
• Schneller Einstieg, viele Vorlagen

Nachteile:

• Eingeschränkte AI-Funktionen im Vergleich zu spezialisierten Lösungen
• Schwächen bei komplexen Support-Anfragen
• Fokus liegt eher auf Website-Chat, nicht auf Messenger

‍

‍

4.: LivePerson

LivePerson bietet Conversational AI für Unternehmen, mit Fokus auf größere Support- und Vertriebsteams.

Vorteile:

• Sehr leistungsstarke Bot-Engine
• Gute Analytics- und Monitoring-Tools
• Multichannel-fähig (inkl. SMS, Web, Social)

Nachteile:

• Sehr hohe Kostenstruktur – besonders bei skalierter Nutzung
• Einrichtung und Customizing oft nur mit externen Agenturen realisierbar
• Bedienung nicht intuitiv, komplexe Nutzeroberfläche

‍

‍

Wie können Unternehmen einen AI-Chatbot einrichten?

Ein AI-Chatbot klingt nach Hightech – ist in der Praxis aber überraschend einfach eingerichtet. Mit einem System wie dem hellomateo AI-Chatbot sind Unternehmen oft schon in wenigen Tagen live. Voraussetzung: Sie wissen, wofür Sie den Bot einsetzen wollen – und stellen ihm das richtige Wissen zur Verfügung.

‍

‍

1. Einsatzbereiche definieren

Der erste Schritt: Überlegen Sie, welche Anliegen der Chatbot übernehmen soll. Für viele häufige Fragen genügt bereits eine einfache Textbasis – etwa Inhalte von Ihrer Website oder vorhandene FAQs.

Typische Beispiele ohne Systemintegration:

• Öffnungszeiten & Standorte
• Versand- und Rückgabeinfos
• Verfügbarkeit statischer Produkte
• Rabattaktionen oder Gutscheinbedingungen
• Allgemeine Infos wie AGBs oder Kontaktwege

Für komplexere Anfragen – etwa den Bestellstatus oder die Verfügbarkeitsprüfung – empfiehlt sich eine Systemanbindung (z. B. ans CRM oder Shopsystem). Damit lassen sich auch personenbezogene oder dynamische Inhalte automatisiert beantworten. Die Integration ist kein Muss, bietet aber einen klaren Mehrwert.

‍

‍

2. Wissen bereitstellen

Die Intelligenz des Chatbots hängt davon ab, womit Sie ihn füttern. Im hellomateo-System steht Ihnen dafür eine Wissensdatenbank zur Verfügung. Hier hinterlegen Sie alles, was der Bot zum Beantworten von Fragen braucht:

• Webseiten-URLs
• PDF-Dokumente (z. B. AGBs, Preislisten, Datenblätter)
• Fragen & Antworten zu häufigen Anliegen
• Unternehmensbeschreibung, Markeninfos, Versanddetails usw.

Dank moderner NLP-Technologie erkennt der Chatbot die Absicht hinter einer Frage – auch wenn diese ganz anders formuliert ist als im Trainingsmaterial.

Optional kann das System zusätzlich mit Ihren internen Softwarelösungen verknüpft werden. Das ermöglicht z. B. die Anzeige von Bestellungen, Kundendaten oder Bonuspunkten in Echtzeit.

‍

‍

3. Stil & Tonalität festlegen

Ein Chatbot sollte sich wie ein Teil Ihrer Marke anfühlen – nicht wie ein generischer Assistent. Deshalb lässt sich im Setup Folgendes individuell anpassen:

• Name des Chatbots (z. B. „hellomateo Assistent“)
• Anredeform: „Sie“ oder „Du“
• Sprachstil: sachlich, freundlich, locker – je nach Zielgruppe
• Antwortlänge: kurz und knapp oder ausführlich erklärend
• Transparenzhinweis: Möchten Sie kennzeichnen, dass eine AI antwortet?

Diese Einstellungen sorgen für eine konsistente Kommunikation, die sich vertraut anfühlt – und nicht wie ein kalter Autopilot.

‍

‍

4. Einmal einrichten – überall nutzen

Ein großer Vorteil des hellomateo AI-Chatbots: Er ist vollständig kanalübergreifend nutzbar. Egal, ob Ihre Kunden über WhatsApp, Instagram, Webchat oder Facebook schreiben – der Chatbot reagiert überall automatisch.

Alle Anfragen laufen im zentralen Posteingang zusammen. So sparen Sie sich die Einrichtung pro Kanal – und garantieren gleichzeitig konsistente Antworten auf allen Plattformen.

‍

‍

5. Übergabe an Menschen – wenn nötig

Natürlich kann auch die beste AI nicht alles übernehmen. Erkennt der Chatbot, dass es sich um ein sensibles oder komplexes Thema handelt, wird der Chat automatisch an einen echten Mitarbeitenden übergeben – inklusive Gesprächsverlauf.

So geht keine Information verloren, der Kunde muss nichts doppelt erklären – und das Serviceerlebnis bleibt durchgängig positiv.

‍

‍

hellomateo hat noch weit mehr zu bieten als nur einen AI-Chatbot

Mit hellomateo und der WhatsApp Business Platform können Unternehmen Ihre Kunden mit Kundenkommunikation und Marketing begeistern, Ihre Umsätze maximieren und den internen Arbeitsaufwand minimieren. Integrationen von tausenden anderen Softwareanwendungen, WhatsApp Newsletter Marketing, unbegrenzte Skalierbarkeit und Flexibilität, automatische Antworten, DSGVO-Konformität, etc. - die WhatsApp Business Platform hat so viel zu bieten. Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin, um alle Details zu erfahren. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:
‍

‍

• ‍Zentrale Benutzeroberfläche: hellomateo vereint WhatsApp Business Platform, E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Die intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet diverse Tools für effiziente Kundenkommunikation und spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.
  ‍
• Integrationen: Mit hellomateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Nachrichten wie z.B. Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen oder Erinnerungen versenden.
  ‍
• Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.‍
  ‍
• Bewertungsmanagement: hellomateo kann automatisiert Online-Bewertungen von Ihren Kunden anfordern, was Ihr Google-Ranking und das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt.
  ‍
• ‍Datenschutz: hellomateo erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen und bietet Ende-zu-Ende Verschlüsselung für sichere Kundenkommunikation.
  ‍
• Skalierbarkeit: Unsere Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und lässt sich je nach Paket unbegrenzt erweitern.
  ‍
• Diverse KI-Funktionen: Unser KI-Agent kann Kundenanfragen im Chat automatisiert beantworten, Anrufe entgegennehmen, bei der Formulierung von Nachrichten unterstützen und vieles mehr.

‍

‍Vereinbaren Sie ein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch und wir zeigen Ihnen, wie hellomateo Ihre Kommunikationsbedürfnisse abdeckt! Buchen Sie dazu einfach hier einen Termin oder schreiben Sie uns über unser Web-Widget.

‍