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Anwendungsfälle
Recruiting & Personalmanagement mit Mateo
Viele Unternehmen zeigen sich begeistert von den Möglichkeiten, die Mateo im Recruiting und Personalmanagement zu bieten hat. Mit Mateo automatisieren Sie den Bewerbungsprozess, verbessern die Kommunikation mit Kandidaten und fördern ein effizientes Personalmanagement. Dies führt zu deutlich verbesserten Kennzahlen im Recruiting und zu einer signifikanten Zeitersparnis im HR-Bereich. Hier erfahren Sie, wie Mateo Ihr Recruiting und Personalmanagement revolutionieren kann.
4
Minuten Lesezeit
15.2.2024
Recruiting & Personalmanagement mit Mateo
Die Schlüsselvorteile
Auf diese drei - und noch viele weitere - Weisen profitieren Unternehmen durch den Einsatz von Mateo!
1
2x bessere Konvertierung
von der Bewerbung bis zur Stellenbesetzung über Messenger. Mit WhatsApp Recruiting heben Sie sich von der Konkurrenz ab und haben einen entscheidenden Vorteil in den Zeiten des Fachkräftemangels.
2
9 von 10 Bewerbern
finden den Bewerbungsprozess über Messenger positiv. Gerade die jüngere Zielgruppe und Blue Collar Arbeitskräfte zeigen sich begeistert von Unternehmen, die ein modernes Recruiting anbieten.
3
80% weniger Zeitaufwand
für Bewerber und Unternehmen. Das kommt nicht nur durch die schnelllebige Nutzeratmosphäre von WhatsApp zustande, sondern auch durch automatisierte Antworten, Integrationen und Nachrichtenvorlagen.
Inhaltsverzeichnis
Mateo Beratungstermin

Beratung für Recruiting & Personalmanagement

Jetzt Beratungstermin buchen! Unser Experte zeigt Ihnen, wie Mateo bei Ihrem Anwendungsfall unterstützen kann.

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Warum WhatsApp Recruiting?

WhatsApp Recruiting ist eine zukunftsorientierte Strategie in der Personalakquise, um Fachkräfte effektiv anzusprechen. Diese Methode digitalisiert und zentralisiert den Bewerbungsprozess, was nicht nur Zeit spart, sondern auch den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Unternehmen, die WhatsApp Recruiting nutzen, heben sich von der Konkurrenz ab, indem sie modern und innovativ wirken. WhatsApp ermöglicht neben der mobilen Nutzung sowohl eine schnelle und direkte Kommunikation mit Bewerbern als auch eine einfache und unkomplizierte Übermittlung von Unterlagen, was den Prozess für beide Seiten erleichtert. Durch die kurzen Antwortzeiten auf WhatsApp kann die Time-to-Hire signifikant gesenkt werden, was besonders in einem dynamischen Arbeitsmarkt von Vorteil ist. Zudem bietet das professionelle WhatsApp Recruiting von Mateo die Möglichkeit, Bewerber automatisiert zu kontaktieren und somit den Rekrutierungsprozess weiter zu optimieren. 

Unsere Kunden haben festgestellt, dass Bewerbungsprozesse per WhatsApp folgende Recruiting-Kennzahlen deutlich verbessern können:

  • Bewerbungsquote (Application Rate)
  • Bewerberqualität (Applicant Quality)
  • Zeit bis zur Besetzung (Time-to-Hire)
  • Abbruchquote (Abandonment Rate)
  • Kosten pro Einstellung (Cost per Hire)
  • Erfolgsquote von Stellenanzeigen (Job Posting Success Rate)
  • ‍Bewerbungen pro offene Stelle (Applications per Job Opening)
  • Einstellungsquote (Offer Acceptance Rate)
Mehr Infos dazu gibt’s in unserem Artikel über „So geht Bewerbermanagement heute: Mit WhatsApp Ihre Recruiting-Kennzahlen optimieren
Vorteile von WhatsApp im Recruiting
WhatsApp bietet diverse Vorteile im Recruiting und Personalmanagement


Fachkräftemangel im Mittelstand

Der Fachkräftemangel im Mittelstand stellt eine zunehmend brennende Herausforderung dar. Jüngste Statistiken zeigen, dass rund 60 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland Schwierigkeiten haben, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Dies spiegelt einen alarmierenden Trend wider, denn noch vor fünf Jahren lag diese Zahl noch bei etwa 49 %. Besonders betroffen sind Branchen wie das Handwerk, die IT und der Gesundheitssektor. Der Mangel an Fachkräften führt nicht nur zu längeren Vakanzzeiten, sondern beeinträchtigt auch die Innovationskraft und das Wachstum der Unternehmen. Mittlerweile sehen 50 % der Geschäftsführer den Fachkräftemangel als das größte Problem für die Geschäftsentwicklung an – zum Vergleich: 2010 waren es nur 16 %. Laut aktuellen Berechnungen wird sich der Fachkräftemangel noch weiter verschärfen. Bis 2030 wird die Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter um 3,9 Mio. Menschen schrumpfen. Bis 2060 wird es ganze 10,2 Mio. weniger Arbeitskräfte geben. (Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz)

In diesem Kontext erscheint die effiziente und zielgerichtete Ansprache potenzieller Mitarbeiter als Schlüsselstrategie. Hier setzt das Recruiting mit WhatsApp an: Durch die direkte und persönliche Kommunikation bietet es eine innovative Lösung, um den Fachkräftemangel im Mittelstand gezielt anzugehen und die Lücke zwischen Unternehmen und potenziellen Mitarbeitern zu schließen. 


Conversational Recruiting und Social Recruiting – So geht erfolgreiche Mitarbeiterakquise in 2024

In 2024 spielen Conversational- und Social Recruiting eine entscheidende Rolle in der erfolgreichen Mitarbeitergewinnung. Durch die zielgerichtete und effektive Ansprache potenzieller Kandidaten auf sozialen Plattformen können Unternehmen ihre Marke stärken und ein fortschrittliches Image aufbauen, was ihnen einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil verschafft. Ein Schlüsselelement des Social Recruitings ist die Möglichkeit, messbare Ergebnisse zu erzielen: Die datenbasierte Selektion von Bewerbern ermöglicht eine präzisere Kandidatenauswahl. Darüber hinaus bietet Social Recruiting einen erweiterten Zugang zu Talenten, mit der Fähigkeit, über virale Inhalte eine große Reichweite zu erzielen. Diese Methoden sind nicht nur effektiv, sondern auch kosteneffizient, da sie traditionelle, oft teurere Rekrutierungskanäle ergänzen oder ersetzen.

Conversational Recruiting, bei dem die Kommunikation über Messaging-Dienste wie WhatsApp erfolgt, fördert zudem eine persönlichere und direktere Interaktion mit Kandidaten, was den Rekrutierungsprozess beschleunigt und die Kandidatenerfahrung verbessert. In Kombination bilden diese Strategien das Rückgrat einer modernen, dynamischen und effizienten Mitarbeiterakquise.

Auflistung von 6 Vorteilen von Social Recruiting
Die Top 6 Vorteile von Social Recruiting


Integration von ATS / Bewerbermanagement Software

Die Integration von ATS (Applicant Tracking Systems) bzw. von Bewerbermanagement Software mit WhatsApp bietet Unternehmen erhebliche Vorteile bei der Optimierung ihres Rekrutierungsprozesses. Durch die Verknüpfung dieser Systeme mit WhatsApp können Personalverantwortliche den gesamten Bewerbungsprozess effizienter gestalten, von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung. Diese Integration ermöglicht eine automatisierte Kommunikation, wodurch Bewerber in Echtzeit über den Status ihrer Bewerbung informiert werden können. Zudem erlaubt sie eine nahtlose Erfassung und Verwaltung von Bewerberdaten direkt im ATS, wodurch sich die Datenkonsistenz verbessert und manuelle Fehler reduziert werden.

Die direkte Kommunikation über WhatsApp fördert eine persönliche Beziehung zu den Kandidaten, was die Bewerbererfahrung positiv beeinflusst und letztendlich die Arbeitgebermarke stärkt und die Einstellungsquote erhöht. Die Kombination aus ATS und WhatsApp schafft somit eine leistungsstarke Synergie, die den Rekrutierungsprozess nicht nur beschleunigt, sondern auch die Qualität der Bewerberauswahl verbessert.

Auswertung der Performance einer Stellenanzeige
Dank der Integrationen von Mateo können Sie Ihre ATS Software in WhatsApp Recruiting einbinden und die Performance Ihrer Stellenanzeigen analysieren.

Blue Collar Arbeitskräfte mit WhatsApp Recruiting ansprechen

WhatsApp Recruiting erweist sich als besonders effektiv im Bereich der Blue Collar Arbeitskräfte. Der Grund dafür liegt in den Kommunikationsvorlieben und dem Arbeitsumfeld. Blue Collar Arbeitskräfte sind häufig in Berufen tätig, in denen der Zugang zu Computern und E-Mails während der Arbeitszeit eingeschränkt ist. WhatsApp bietet hier eine schnelle, unkomplizierte und vor allem mobil zugängliche Kommunikationsform, die es ermöglicht, potenzielle Kandidaten direkt und persönlich zu erreichen.

Stellenanzeige mit WhatsApp QR-Code
Für die Umsetzung von WhatsApp Recruiting sollten Sie Ihre Stellenanzeigen mit WhatsApp QR Codes oder Click-to-WhatsApp Buttons erweitern.


Mit der direkten und persönlichen Ansprache via WhatsApp können Unternehmen eine starke Bindung zu Blue Collar Arbeitskräften aufbauen, indem sie ihnen eine „Kommunikation auf Augenhöhe“ bieten und das Gefühl geben, individuell und wertgeschätzt zu sein. Bei dem sich immer weiter verschärfenden Fachkräftemangel werden schnelle und effektive Rekrutierungsstrategien immer wichtiger. Grenzen Sie sich von konkurrierenden Unternehmen ab, machen Sie einen modernen und innovativen Eindruck auf die Bewerber und ermöglichen Sie einen zügigen und direkten Nachrichtenaustausch. Mit WhatsApp Recruiting haben Sie im hart umkämpften Markt um Fachkräfte einen entscheidenden Vorteil.

"Das Finden von qualifizierten Mitarbeitern wird immer schwieriger. Deshalb müssen wir den Bewerbungsprozess für unsere zukünftigen Fachkräfte so einfach wie möglich gestalten, was uns über Mateo sehr gut gelingt."
Gabriele Kiesewetter
Feinbäckerei Neulinger

Fragen und Antworten

Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet wird, dann schreiben Sie uns doch einfach über unseren WebChat.

Was ist Mateo?
Plus

Mateo ist eine Omnichannel CS-Plattform mit der kleine, mittelständische und größere Unternehmen die Kommunikations- und Marketingprozesse digitalisieren und modernisieren können. Mit Mateo lassen sich verschiedene Kanäle wie WhatsApp, Instagram, E-Mail, SMS, etc. in einem zentralen Posteingang bündeln. Durch diverse Funktionen zur Kollaboration im Team und zur Prozessautomatisierung lässt sich das Bearbeiten von Kundenanfragen erheblich erleichtern. Mit Hilfe des Mateo Marketing Moduls können ebenfalls hocheffektive Marketingkampagnen per WhatsApp, SMS oder Email versendet werden.

Was ist die Broadcast Funktion?
Plus

Neben dem WhatsApp Newsletter sind Broadcasts in Mateo ein weiterer Weg, wie Sie mehrere Empfänger auf einmal erreichen können. Ganz ohne dafür eine separate Kampagne anlegen zu müssen. Beim senden einer neuen Nachricht wählen sie einfach "Broadcast" aus, tragen beliebig viele Empfänger ein oder wählen ein von Ihnen vordefiniertes Kundensegment. Anwendungsfälle für Broadcasts sind z.B. Erinnerungen an mehrere Kunden, die auf einen Termin warten, sollte spontan ein Termin verfügbar sein.

Wie viele Mitarbeiter können Mateo nutzen?
Plus

Mateo ist sowohl für kleine, mittelständische und große Unternehme Unternehmen geeignet. Die Mitarbeiteranzahl lässt sich in allen Paketen beliebig erweitern. Buchen Sie gerne ein kostenfreies Beratungsgespräch um Ihre Anforderungen zu besprechen.

Ist Mateo DSGVO-konform?
Plus

Das Thema Datenschutz hat für uns oberste Priorität und demnach ist die Lösung auch vollumfänglich DSGVO-konform konzipiert. Unsere Software is Made in Germany und unter höchsten Qualitätsrichtlinien entwickelt.

Welche Vorteile gegenüber WhatsApp Business bietet Mateo?
Plus

- Mateo ist im Gegensatz zu WhatsApp Business DSGVO-konform    
- Mit Mateo können neben WhatsApp Nachrichten auch noch Instagram, E-Mail, SMS, Facebook Messenger und Google Business Chat Nachrichten in einem zentralen Posteingang empfangen werden
- Statt maximal 5 Geräte können über die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo unbegrenzt viele Geräte mit unbegrenzt vielen Nutzern angebunden werden
- Dank der DSGVO-konformen API Schnittstelle können über Mateo auch WhatsApp Newsletter an Kunden verschickt werden
- Mateo hat zahlreiche Funktionen für eine hocheffiziente Zusammenarbeit im Team integriert
- Mit Mateo kann ein Webwidget zum Chatten auf Ihrer Webseite platziert werden. Dieses interaktive Kundenerlebnis führt zu einer engeren Beziehung zum Kunden und somit zu besseren Vertriebszahlen
- Mateo bietet die Möglichkeit, automatisiert Google-Bewertungen zu erhalten
-Mit Mateo brauchen Sie keine SIM-Karte und kein separates Handy. Mateo läuft über Ihre bestehende Handy- oder Festnetznummer. Falls Sie noch keine Telefonnummer haben oder eine neue Nummer möchten, beantragen wir eine.

Warum sollte mein Unternehmen den WhatsApp Newsletter nutzen und nicht einfach E-Mail Newsletter?
Plus

Wie Sie in unserem Blog Artikel über WhatsApp Newsletter lesen können, weist dieser im Vergleich zu E-Mails diverse Vorteile auf:
- Öffnungsrate von 98% im Vergleich zu 22% bei E-Mails
- Deutlich höhere Konversionsrate bei WhatsApp als bei E-Mail Newslettern
- WhatsApp Newsletter kommen garantiert bei den Empfängern an und werden nicht wie viele E-Mail Newsletter vom Mail Provider in den Spam-Ordner einsortiert
- Hohe Reichweite: WhatsApp ist mit über 60 Millionen Nutzern der beliebteste Messenger-Dienst Deutschlands. Die Nutzerzahlen steigen kontinuierlich.
- E-Mail als Marketingkanal ist zunehmend gesättigt. Nutzer erhalten schlichtweg zu viele E-Mail Newsletter, da so gut wie jedes E-Commerce Unternehmen welche verschickt. Auf WhatsApp schenken potenzielle Kunden Ihrem Unternehmen die ungeteilte Aufmerksamkeit und lassen sich auf den Newsletter ein
- WhatsApp wird von den meisten zur Kommunikation mit Freunden und Familie genutzt. Somit entsteht auf WhatsApp eine besonders persönliche Kundenbeziehung. Ideal als Marketing-Kanal, der das primär emotionale Kaufverhalten von Konsumenten beeinflussen soll. E-Mails sind zu distanziert, zu formell und zu unpersönlich.
- Resultat: Deutliches Umsatzwachstum und engere Kundenbindung!

Was sind WhatsApp Newsletter?
Plus

WhatsApp-Newsletter sind kostenpflichtige Massennachrichten über WhatsApp, um relevante und wertvolle Informationen mit Kunden zu teilen. WhatsApp selbst nennt diese Nachrichten „Promotional Messages“. Sie können beispielsweise Ihre Kunden über neue Produkte informieren, auf Rabattaktionen hinweisen oder Bestandskunden an Serviceintervalle erinnern. In unserem Blog Artikel „WhatsApp Newsletter - Das Marketing der Zukunft“ erfahren Sie mehr darüber.

Ist es möglich ein kostenloses Beratungsgespräch zu erhalten?
Plus

Ja sehr gerne! Kontaktieren Sie uns dafür über über das Web-Widget unten rechts oder klicken Sie auf "Termin Buchen" und melden Sie sich bei uns.

Welche Dienstleistungen bietet Mateo mit der WhatsApp Marketing Kampagne an?
Plus

Mateo bietet einen umfangreichen Service beim WhatsApp Marketing. Das Dienstleistungsportfolio reicht von der Einrichtung der WhatsApp API über individuelle Tipps zum Einsammeln von Opt-Ins, dem Pflegen von Kundendaten und der Erstellung von Newslettern bis hin zu tiefgründigen Analysen. Ein vollumfänglicher Service, der Ihrem Unternehmen individuell angepasst wird. In unserem Blog Artikel „How to WhatsApp Newsletter“ unter dem Gliederungspunkt „Ablauf einer WhatsApp Marketing Kampagne“ finden Sie detaillierte Informationen über den Umfang der Dienstleistungen und den Ablauf der WhatsApp Marketing Kampagne mit Mateo.

Wie läuft die WhatsApp Marketing Kampagne mit Mateo ab?
Plus

Wir beginnen mit der Definition des Zielbilds und analysieren sowohl den Kundenstamm als auch die Qualität Ihrer Kundendaten. Daraufhin bereiten wir den Marketing-Kalender vor und legen gemeinsam eine Content Strategie mitsamt den Zielgruppen fest. Wir kümmern uns um den Import Ihrer Daten, die Erstellung intelligenter Segmente und helfen dabei, das Opt-In Ihrer Bestandskunden einzuholen. Außerdem planen wir regelmäßige Termine​ auf Wochen-, Monats- und Quartalsebene, in denen Ihre WhatsApp Marketing Kampagne kontinuierlich optimiert und durchgeplant wird. Des Weiteren übernehmen wir nicht nur den Versand der richtigen Kampagne an die richtige Zielgruppe zur richtigen Zeit, sondern führen auch noch eine tiefgründige Analyse des Marketingerfolgs durch, sodass wir Ihnen monatlich einen Report mit KPIs wie dem Sendout und der Opening Rate übermitteln können. In unserem Blog Artikel Artikel „How to WhatsApp Newsletter“ unter dem Gliederungspunkt „Ablauf einer WhatsApp Marketing Kampagne“ erfahren Sie mehr darüber.
Mateo bietet also einen vollumfänglichen WhatsApp-Marketing-Service, welcher individuell an Ihr Unternehmen und Ihre Kunden angepasst wird. Insofern können Sie Ihre Personalressourcen in anderen Bereichen einsetzen und von unserem Know-how profitieren.

Welche Messenger sind über Mateo verfügbar?
Plus

Es können mit Mateo folgende Kommunikationskanäle eingebunden werden:
- WhatsApp Business
- Facebook Messenger
- Google Business Chat
- SMS
- E-Mail
- Instagram

Für wen ist Mateo geeignet?
Plus

Mateo ist für alle Unternehmen geeignet, die ihre Kundenkommunikation besonders effizient gestalten möchten. Von kleinen bis hin zu großen mittelständischen Unternehmen mit mehreren Filialen und hunderten Mitarbeitern – Mateo ist die Software für jedes KMU.

Wie funktioniert die Einrichtung von Mateo?
Plus

Mateo bietet bei der Einrichtung der Software inklusive WhatsApp Business API einen voll umfassenden Service mit professionellen Kundenbetreuern.
Durch eine Bestandsanalyse wird identifiziert, wie die Software am besten eingebunden werden kann. Daraufhin werden, falls noch nicht vorhanden, von Mateo Unternehmensrufnummern beantragt und das System aufgesetzt. Mateo läuft über Ihre bestehende Handy- oder Festnetznummer. Falls Sie noch keine Telefonnummer haben oder eine neue Nummer wünschen, beantragen wir gerne eine neue Rufnummer für Sie. Nun sind alle Kommunikationskanäle in der von Mateo bereitgestellten Benutzeroberfläche vereint und direkt nutzbar. Ein fest zugeteilter Ansprechpartner steht allzeitbereit für Rückfragen und gibt weitere Tipps für eine hocheffiziente Kundenkommunikation. Sämtliche Details werden in einem kostenlosen Beratungstermin besprochen.

Was kostet der WhatsApp Newsletter?
Plus

Die Preise für WhatsApp Nachrichten werden von Meta (ehemals Facebook) festgelegt und sind in der offiziellen WhatsApp Business Plattform Preisliste einsehbar. Die Kosten für eine über Mateo versendete Nachricht sind identisch mit den von Meta festgelegten Preisen. Die Kosten pro Nachricht sind abhängig von der Art der Nachricht und dem geografischem Standort. Die Preise bewegen sich in einem Rahmen von ~0.06* - ~0.11€* pro versendeter Nachricht in Deutschland (*ohne Gewähr). Jeder WhatsApp Business Account hat zudem ein monatliches Freikontingent von 1.000 vom Kunden initiierten (eingehenden) Nachrichten. Diese sind kostenfrei und werden nicht berechnet. Für alle weiteren und für alle ausgehende Nachrichten gelten die oben genannten Preise. Je nach Mateo Softwarepaket ist zudem ein monatliches Freiguthaben für ausgehende Nachrichten enthalten. Informationen zur Höhe dieses Inklusivguthabens finden Sie unter Menüpunkt "Preis".

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um WhatsApp Newsletter zu versenden?
Plus

Um WhatsApp Newsletter gemäß der DSGVO und den Nutzungsbedingungen von WhatsApp zu versenden, müssen folgende Voraussetzungen bestehen:
- Der Versand erfolgt über die WhatsApp Business API 
- Der API Anbieter unterstützt WhatsApp Kampagnen (wie z.B. Mateo)
- Es wurde das Opt-in der Empfänger eingeholt
- WhatsApp (bzw. Meta) hat die Nachrichtenvorlage des Newsletters genehmigt
Mit Mateo sind diese Voraussetzungen kinderleicht zu erfüllen. Wir unterstützen Sie in allen Aspekten des WhatsApp Newsletters und binden WhatsApp standardmäßig über die WhatsApp Business API an.

Was ist ein Doppel Opt-In?
Plus

Ein Opt-In bezeichnet das aktive Zustimmen eines Nutzers zum Empfang von Newslettern und anderen Werbenachrichten. Laut Art. 7 der DSGVO gilt genauso wie E-Mail Newslettern auch bei über WhatsApp versendeten Newslettern, dass vorab ein Opt-In der Empfänger eingeholt werden muss. Das Zusenden von Werbung oder das Speichern von personenbezogenen Daten ohne Zustimmung oder durch ein Opt-out ist in der EU schon länger nicht mehr erlaubt. Newsletter-Empfängern muss außerdem die Möglichkeit geboten werden, den WhatsApp Newsletter jederzeit mit wenigen Klicks abzubestellen. Mateo unterstützt Sie selbstverständlich beim Einsammeln des Opt-In. In unserem Blog Artikel Artikel „How to WhatsApp Newsletter“ unter dem Gliederungspunkt „Möglichkeiten zum Einsammeln des Opt-In“ erfahren Sie mehr darüber.

Was kostet Mateo?
Plus

Der Preis ist abhängig von der gewünschten Anzahl an Nutzern, Kanälen und Rufnummern. Das Starterpaket liegt bei einer monatlichen Investition von 79€. Mehr Informationen erhalten Sie oben im Menü unter "Preis".

Ist das Versenden von WhatsApp Newslettern mit Mateo DSGVO konform und mit den WhatsApp Nutzungsbedingungen vereinbar?
Plus

Ja, mit Mateo kann die Kundenkommunikation und das Marketing zu 100% DSGVO-konform erfolgen - wir liefern die dafür notwendige technische Basis. Falls sich die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern, passen wir unsere Software daran an. In unserem Blog Artikel über WhatsApp und DSGVO können Sie mehr darüber erfahren. Am Ende liegt die Rechtskonformität aller Aktionen aber im Ermessen und in der Verantwortung des Nutzers.

Kann ich WhatsApp auch mit meiner Festnetz Nummer verwenden?
Plus

Ja, die Verwendung von WhatsApp mit einer Festnetznummer ist ohne Probleme möglich und wird von uns auch empfohlen. Wir von Mateo kümmern uns um die Anbindung. Mehr darüber können Sie in unserem Artikel “WhatsApp Business mit einer Festnetznummer nutzen“ erfahren.